בהמשך להחלטות הממשלה מספר 748 מיום 27 בנובמבר 2006, מספר 1486 מיום 29 במרס 2007 ומספר 4473 מיום 25 במרס 2012 (להלן – החלטה מס' 4473), בהתבסס על ההצלחה עד כה ביישום התוכנית לקידום רפורמה בתיעוד עבודת הממשל שהוגשה על ידי הגנז, בהתאם להחלטה מס' 4473 ואושרה (להלן – תוכנית הרפורמה), ובהתחשב בכך שהמציאות הטכנולוגית מחייבת ריכוז מאמצים ומשאבים בהיערכות לטיפול בתיעוד הדיגיטלי:
א. לאשר את הרחבת תוכנית הרפורמה הדיגיטלית (להלן – תוכנית הרפורמה המורחבת) בהתבסס על העקרונות המפורטים בהחלטת הממשלה הנ"ל, ולהטיל על גנז המדינה לקדם את יישומה בהתאם לאמור להלן :
1. גנז המדינה יגיש לאישור מנכ"ל משרד ראש הממשלה תוכנית עבודה מפורטת ליישום תוכנית הרפורמה המורחבת בתוך 120 ימים.
2. בין יתר מרכיביה, כמפורט בהחלטה זו, תכנית הרפורמה המורחבת מחליפה את סעיף 2 בהחלטה מספר 4473, לרבות ייעודי המתקן ולמעט מרכז המבקרים והתקציב המוקצה לפרויקט ולמקורותיו. שיטת ההקמה והתפעול של מתקן הגניזה בערד ייקבעו על ידי משרד האוצר בתיאום עם ארכיון המדינה בהתאם לתכולת תכנית הרפורמה המורחבת.
3. במסגרת תוכנית הרפורמה המורחבת יינתן דגש על:
(א) קידום שיתופי פעולה בין משרדי הממשלה ומוסדות המדינה לבין ארכיון המדינה לטובת הגברת פעילות ביעור חומר שאינו מיועד לשמירה לצמיתות וצמצום היקפי החומר המוחזק במגנזות.
(ב) הידוק הקשרים בין משרדי הממשלה ומוסדות המדינה לבין ארכיון המדינה לשם הקמת מערכות דיגיטליות, המייתרות צורך בתיעוד ניירי.
(ג) הטמעת הנחיות גנז המדינה לשם עידוד הפקדת חומר ארכיוני דיגיטלי בארכיון המדינה.
(ד) הקמת מערך חושפי חומר ארכיוני.
(ה) הקמת מערכות דיגיטליות לשם הנגשת החומר הארכיוני לציבור, בהמשך לאמור בהחלטת ממשלה מספר 4473.
4. תקציבי המשרדים המיועדים לגניזה אשר יתפנו כתוצאה מביצוע האמור בס"ק א' ו-ב' לעיל, יועברו לשימוש ארכיון המדינה לטובת הרפורמה.
ב. התקציבים הנוספים ליישום הרפורמה המורחבת, מעבר למפורט בהחלטת ממשלה מספר 4473, יסוכמו בין משרד ראש הממשלה, ארכיון המדינה, אגף התקציבים במשרד האוצר והמשרד לפיתוח הנגב והגליל.
שר החוץ מציע כי יישום ההחלטה ייעשה בתיאום עם ראשת עיריית ערד.
